Negócio

O que é a gestão por processos e como aplicá-la?

Escrito por Ítaca Consultoria

A gestão por processos se aplica a diversos modelos de negócio, sejam eles com forte automação das etapas de produção e administrativas ou não. Seus objetivos e, principalmente, a fidelidade a eles, porém, é o que define o sucesso de sua adoção.

Com essa metodologia, uma empresa pode agregar valor a cada etapa de desenvolvimento e comercialização de seu produto. Assim, conquista eficiência e eficácia operacional e, claro, resultados consistentes para o empreendimento.

E quais são os caminhos para sua implantação? Neste post, abordamos suas fases, assim como os benefícios que podem ser colhidos com sua utilização. Acompanhe!

Conceito de gestão por processos

A gestão por processos pode ser vista como a prática de alinhar as diversas etapas de produção de uma empresa com seus objetivos. Assim, os fluxos de trabalho que envolvem diferentes profissionais e setores podem ser otimizados e agregar valor ao resultado final.

O que se observa em muitas organizações, entretanto, é que os processos não são desenvolvidos de maneira otimizada. Ao contrário, eles obedecem a uma sequência instituída pela rotina, mas sem uma estratégia definida.

A definição que a gestão por processos permite estipular para o negócio não engessa os fluxos de trabalho. Na verdade, ela ajuda a empresa a ser mais flexível, ágil e eficiente, enquanto os valores inseridos em uma etapa são preservados ou melhorados na seguinte.

As fases da metodologia

É nesse momento que o Business Process Management (BPM) é inserido. Trata-se de uma estratégia que utiliza um passo a passo para desenvolver e monitorar os processos ideais para um empreendimento. Existem diversas formas de implantá-lo, mas, em suma, suas fases são as descritas a seguir.

Projeto

Os processos devem ser fluidos para que os setores trabalhem em sinergia e com o foco nos objetivos do negócio. Por isso, nessa etapa são identificadas as fraquezas e os pontos de melhoria, assim como a metodologia e as ferramentas que serão utilizadas para sua adequação.

Os processos, então, são desenhados pela empresa de acordo com suas necessidades. Usar uma linguagem gráfica pode ser uma boa opção para facilitar a visualização de todas as etapas e suas interações.

Modelagem

Depois de desenhar o processo, a etapa de modelagem permite que seja feito um diagnóstico mais preciso. Assim, é possível descobrir onde existem gargalos e falhas, e quais configurações podem proporcionar as melhorias requeridas.

Simulação e preparação

Nessas fases, ocorre a preparação da empresa para que o processo seja executado. Por isso, simular diferentes comportamentos na realização das etapas pode ajudar na identificação da melhor organização possível dos processos.

Execução

Essa etapa envolve colocar o novo processo em ação. Para isso, desenvolver um calendário de treinamento, fazer orçamentos e adquirir ferramentas para a gestão são ações que ajudam a oferecer o menor impacto ao cotidiano dos profissionais e, claro, dos clientes.

Monitoramento

A partir da lista de processos e dos indicadores que avaliam sua performance, é nessa etapa que se monitoram os efeitos das melhorias propostas.

Melhoria

Com foco na melhoria contínua da agilidade e da eficiência, essa fase tem como objetivo a proposição de ajustes que podem trazer resultados ainda mais expressivos. Isso é possível com base no monitoramento regular dos processos.

Contribuições para o empreendimento

Depois de utilizar o BPM para desenvolver um modelo otimizado e personalizado de acordo com seus objetivos, a marca percebe importantes efeitos em seu negócio. Entre eles:

  • processos corporativos formalizados que garantem menor incidência de falhas;
  • organização de dados para análises estratégicas;
  • incremento na produtividade, de forma a possibilitar ações preventivas para evitar impactos no processo como um todo;
  • otimização da utilização dos recursos humanos, que podem, então, atuar de forma mais estratégica e menos operacional.

A gestão por processos pode trazer melhorias significativas para a empresa. Quem atua com e-commerce e lojas físicas, por exemplo, muitas vezes estabelece etapas distintas para cada canal. Com uma gestão de processos otimizada, fases em comum (como a gestão de cartão de crédito ou o acionamento do setor logístico) podem ser unificadas para reduzir custos.

Não é por acaso que a gestão por processos recebe cada vez mais atenção. Seu objetivo é louvável, mas sua implementação nem sempre é simples, pois, em alguns casos, a resistência ou a falta de entendimento da equipe podem atrapalhar.

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Ítaca Consultoria

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